Privatlivspolitik

1. Hvem vi er

Hitrate Technologies Sweden AB ("Hitrate", "vi", "os") leverer en salgsplatform til udgående salgsteams: en predictive dialer med tale, CRM, underskrift og mødebooking.

Adresse: Drottninggatan 18B, 702 10 Örebro, Sverige
E-mail: [email protected]

Denne politik omfatter personer, hvis Google- eller Microsoft-kalender er tilknyttet Hitrate ("kalenderejere"), samt brugerne af Hitrate-applikationen. Når vores kunder bruger Hitrate til at arbejde med deres egne kontakter, behandler vi disse data på kundens vegne i henhold til en databehandleraftale. Kunden er i så fald ansvarlig for disse data, og henvendelser om dem skal rettes til kunden.

2. Hvad vi indsamler

Når en kalenderejer tilknytter en Google- eller Microsoft-kalender:

• Hitrate gemmer en forbindelsespost: udbyder, kalenderejerens navn og e-mailadresse som indtastet af kundens administrator, ejerens tidszone, den valgte kalender samt de adgangsoplysninger (access- og refresh-tokens), som Google eller Microsoft udsteder.
• Hitrate læser kalenderoplysninger fra Google eller Microsoft, når det er nødvendigt for at levere funktionerne i afsnit 5: listen over kalendere samt begivenheder med titel, beskrivelse, start- og sluttidspunkt, tidszone, sted, status, arrangør, deltagere og deres svar samt mødelink. Oplysningerne vises for ejerens kolleger i Hitrate, mens de booker møder, og kopieres ikke til vores systemer.
• Når et møde bookes i Hitrate, gemmer vi bookingoplysninger på kundens Hitrate-konto: begivenhedens id, titel, start- og sluttidspunkt samt status.

Vi beder ikke om og modtager ikke din adgangskode til Google eller Microsoft, og vi læser ikke din e-mail, dine filer eller dine kontakter.

3. Google-brugerdata

Dette afsnit beskriver præcist, hvordan Hitrate håndterer data, som Hitrate modtager fra Google, når en kalenderejer tilknytter en Google-konto.

Data, der tilgås. Hitrate anmoder om én Google-tilladelse: Google Kalender (https://www.googleapis.com/auth/calendar). Med den får Hitrate adgang til:

• listen over kalendere på kontoen (navn, id, tidszone, adgangsniveau) samt den primære kalenders id, som normalt er kontoens e-mailadresse;
• kalenderbegivenheder: titel, beskrivelse, start- og sluttidspunkt, tidszone, sted, status, arrangør, deltagere (navn, e-mailadresse, svar) og mødelink;
• de access- og refresh-tokens, som Google udsteder, når ejeren godkender adgangen.

Hitrate har ikke adgang til Google-kontoens profil, Gmail, Drive, Kontakter eller nogen anden Google-tjeneste.

Sådan bruger vi dem. Udelukkende til at levere de kalenderfunktioner, som ejeren har godkendt:

• vise ejerens kalender for kolleger på den samme Hitrate-konto, når de booker møder med ejeren (begivenheder, der ikke er booket via Hitrate, vises kun som "Optaget", medmindre kontoens administrator har valgt at vise alle begivenheder);
• oprette, opdatere, aflyse og slette de møder, der er booket via Hitrate, herunder tilføje et Google Meet-link og sende invitationer til de deltagere, som den, der booker, har angivet;
• acceptere eller afvise mødeinvitationer, når ejeren gør dette via Hitrate;
• regelmæssigt kontrollere, at forbindelsen stadig fungerer.

Sådan opbevarer vi dem. Kalenderbegivenheder læses fra Google efter behov og gemmes ikke af Hitrate. Hitrate gemmer kun forbindelsesposten og de tokens, der er beskrevet i afsnit 2, og for møder booket via Hitrate begivenhedens id, titel, start- og sluttidspunkt samt status.

Hvem vi deler dem med. Google-brugerdata vises kun for brugere af den Hitrate-konto, som kalenderen er tilknyttet, og behandles på Hitrates egne servere i Stockholm, Sverige. De sælges ikke og deles ikke med nogen anden tredjepart. Se afsnit 6.

Sådan beskytter vi dem. Se afsnit 8.

Opbevaring og sletning. Tokens opbevares, indtil forbindelsen fjernes. Bookingoplysninger følger kundens indstillinger for opbevaring. En kalenderejer kan til enhver tid få sine Google-data slettet som beskrevet i afsnit 9.

4. Google API Services User Data Policy (Limited Use)

Hitrates brug og overførsel til enhver anden app af oplysninger modtaget fra Google API'er vil overholde Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug (Limited Use).

Kort sagt gælder følgende for data, vi modtager fra din Google Kalender:

• Vi bruger dem kun til at levere og forbedre de kalenderfunktioner, der er beskrevet i denne politik: at vise din kalender for kolleger, der booker møder med dig, og at oprette, opdatere og slette de møder, der er booket via Hitrate.
• Vi sælger dem ikke, og vi bruger dem ikke til annoncering, herunder personaliserede annoncer eller retargeting-annoncer.
• Vi bruger dem ikke til at udvikle, forbedre eller træne generaliserede AI- eller maskinlæringsmodeller.
• Vi tillader ikke, at personer hos Hitrate læser dem, undtagen med dit samtykke, når det er nødvendigt af sikkerhedshensyn (f.eks. for at undersøge misbrug), når det er nødvendigt for at overholde lovgivningen, eller når det er nødvendigt for at yde support, som du har bedt om.
• Vi overfører dem ikke til andre, undtagen når det er nødvendigt for at levere funktionen, for at overholde lovgivningen eller som led i en fusion eller et salg af virksomheden med meddelelse til dig.

5. Hvorfor vi bruger dataene

• Kalenderfunktioner (opfyldelse af den tjeneste, som vores kunde har bestilt): vise tilgængelighed, booke, ændre, aflyse og afslutte møder, sende invitationen via Google eller Microsoft, tilføje Google Meet- eller Microsoft Teams-links og regelmæssigt kontrollere, at forbindelsen stadig fungerer.
• Sikkerhed og fejlfinding (legitim interesse i at holde tjenesten sikker og funktionsdygtig).

Vi træffer ikke automatiserede afgørelser om dig, og vi bruger ikke kalenderdata til profilering.

6. Hvem vi deler data med

• Google og Microsoft som udbyder af din kalender. Mødeoplysninger, som Hitrate skriver til din kalender, behandles af dem i henhold til deres egne vilkår. Invitationer, der sendes fra din kalender, går til de deltagere, som sælgeren har angivet.
• Vores kunde (din arbejdsgiver eller den virksomhed, der har engageret dig), som kontrollerer Hitrate-kontoen og bestemmer, hvem der er kalenderejer, og hvem der kan booke møder i kalenderen.
• Ingen hostingudbydere. Vi driver Hitrate på vores egne servere i flere datacentre i Stockholm, Sverige. Ingen ekstern hosting- eller cloududbyder har adgang til dataene.
• Myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet til det.

Vi sælger ikke personoplysninger.

7. Hvor længe vi opbevarer dem

• Kalenderbegivenheder: gemmes ikke af os. De læses fra Google eller Microsoft efter behov.
• Forbindelsespost og tokens: opbevares, indtil forbindelsen fjernes. Vi fjerner den gemte adgang, hvis forbindelsen slettes af kundens administrator eller af os efter anmodning, og også hvis adgangen gentagne gange mislykkes (f.eks. fordi du har tilbagekaldt den).
• Bookingoplysninger på kundens konto: opbevares i henhold til kundens egne indstillinger for opbevaring og kundens aftale med os.
• Driftslogfiler: detaljerede logfiler opbevares i 2 uger og opsummerende logfiler i 2 måneder, hvorefter de slettes. Logfiler bruges til sikkerhed og fejlfinding.
• Ubrugte forbindelser: en kalenderforbindelse, der ikke har været brugt i 30 dage, slettes, medmindre kunden har bedt os om at beholde den længere.

8. Sikkerhed

Vi beskytter kalenderdata og adgangstokens med følgende foranstaltninger:

• Tokens forbliver på vores servere. Access- og refresh-tokens fra Google og Microsoft opbevares kun i vores kalendertjenestes database. De sendes aldrig til webbrowsere, til Hitrate-brugere eller til andre kunder.
• Adskillelse mellem kunder. Hver anmodning til kalendertjenesten skal autentificeres med Hitrate-kontoens egne loginoplysninger, og hver tilknyttet kalender tilhører præcis én Hitrate-konto. En kundes brugere kan ikke få adgang til en anden kundes kalendere.
• Dataminimering. Kalenderbegivenheder skrives ikke til vores database; de hentes fra Google eller Microsoft efter behov og sendes direkte videre til den Hitrate-bruger, der har anmodet om dem.
• Kryptering under overførsel. Al trafik mellem Hitrate, Google og Microsoft bruger HTTPS (TLS).
• Begrænset adgang. Kun autoriserede Hitrate-medarbejdere, der driver tjenesten, har adgang til dens servere og database.
• Automatisk oprydning. Adgangen kontrolleres regelmæssigt. Hvis Google eller Microsoft gentagne gange afviser adgangen, f.eks. fordi ejeren har tilbagekaldt den, fjernes det gemte token.
• Kryptering af lagrede data. De databaser, der indeholder forbindelsesposter og tokens, er krypteret i lagret tilstand.
• Egen infrastruktur. Hitrate kører på egne servere i flere datacentre i Stockholm, Sverige, og ikke på delte tredjepartsplatforme.

9. Dine valg: afbryd forbindelsen og slet

Du kan til enhver tid stoppe Hitrates adgang:

1. Hos Google: gå til myaccount.google.com/permissions, vælg Hitrate, og vælg "Fjern adgang".
2. Hos Microsoft: gå til account.microsoft.com, Beskyttelse af personlige oplysninger, Apps og tjenester (eller myapps.microsoft.com for arbejds- og skolekonti), og fjern Hitrate.
3. Hos Hitrate: bed din Hitrate-administrator om at slette dig som kalenderbruger, eller send en e-mail til [email protected]. Vi sletter forbindelsesposten og tokens inden for 30 dage efter anmodningen og bekræfter det pr. e-mail.

Når du fjerner adgangen hos Google eller Microsoft, kan Hitrate ikke længere læse eller ændre din kalender. Møder, der allerede er oprettet, forbliver i din kalender, indtil du sletter dem.

10. Dine rettigheder

Hvis du befinder dig i EU/EØS, har du ret til indsigt, berigtigelse, sletning og begrænsning af behandlingen, ret til at gøre indsigelse mod vores behandling samt ret til dataportabilitet, i det omfang GDPR giver dig disse rettigheder. For data, som vi behandler for en kunde, bedes du først kontakte den pågældende kunde; vi hjælper kunden med at besvare henvendelsen. Send anmodninger til [email protected]. Du har også ret til at klage til den svenske databeskyttelsesmyndighed (IMY, imy.se).

11. Overførsler uden for EU/EØS

Hitrate opbevarer og behandler data i Sverige. Vi overfører ikke personoplysninger uden for EU/EØS. Google og Microsoft kan som udbydere af din kalender behandle kalenderdata i andre lande i henhold til deres egne vilkår og garantier.

12. Cookies

Hitrate-applikationen bruger kun cookies til at holde dig logget ind og til at kontrollere, at din session stadig er gyldig. Disse cookies er nødvendige for, at tjenesten kan fungere. Hitrate sætter ikke annonce- eller sporingscookies, og kalenderintegrationen placerer ingen Google- eller Microsoft-cookies.

13. Børn

Hitrate er en erhvervstjeneste og er ikke rettet mod børn.

14. Ændringer af denne politik

Vi offentliggør opdateringer på denne side og ændrer ikrafttrædelsesdatoen. Hvis en ændring er væsentlig, giver vi kalenderejere besked på forhånd.

15. Kontakt

Hitrate Technologies Sweden AB
Drottninggatan 18B, 702 10 Örebro, Sverige
[email protected] · +46 20 11 33 40