Integritetspolicy

1. Vilka vi är

Hitrate Technologies Sweden AB (”Hitrate”, ”vi”, ”oss”) tillhandahåller en säljplattform för utgående säljteam: en predictive dialer med röst, CRM, signering och mötesbokning.

Adress: Drottninggatan 18B, 702 10 Örebro, Sverige
E-post: [email protected]

Denna policy omfattar personer vars Google- eller Microsoft-kalender är ansluten till Hitrate (”kalenderägare”) samt användarna av Hitrate-applikationen. När våra kunder använder Hitrate för att arbeta med sina egna kontakter behandlar vi dessa uppgifter för kundens räkning enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal. Kunden ansvarar då för uppgifterna, och förfrågningar om dem ska riktas till kunden.

2. Vad vi samlar in

När en kalenderägare ansluter en Google- eller Microsoft-kalender:

Hitrate sparar en anslutningspost: leverantör, kalenderägarens namn och e-postadress så som de angetts av kundens administratör, ägarens tidszon, den valda kalendern samt de åtkomstuppgifter (åtkomst- och uppdateringstokens) som utfärdats av Google eller Microsoft.
Hitrate läser kalenderinformation från Google eller Microsoft när det behövs för att tillhandahålla funktionerna i avsnitt 5: listan över kalendrar samt händelser med titel, beskrivning, start- och sluttid, tidszon, plats, status, organisatör, deltagare och deras svar samt möteslänk. Informationen visas för ägarens kollegor i Hitrate när de bokar möten och kopieras inte in i våra system.
När ett möte bokas i Hitrate sparar vi bokningsuppgifter i kundens Hitrate-konto: händelsens identifierare, titel, start- och sluttid samt status.

Vi begär inte och tar inte emot ditt lösenord till Google eller Microsoft, och vi läser inte din e-post, dina filer eller dina kontakter.

3. Användardata från Google

Detta avsnitt beskriver exakt hur Hitrate hanterar uppgifter som tas emot från Google när en kalenderägare ansluter ett Google-konto.

Uppgifter som Hitrate har åtkomst till. Hitrate begär en enda Google-behörighet: Google Kalender (https://www.googleapis.com/auth/calendar). Med den har Hitrate åtkomst till:

listan över kalendrar i kontot (namn, identifierare, tidszon, åtkomstnivå) samt den primära kalenderns identifierare, som vanligtvis är kontots e-postadress;
kalenderhändelser: titel, beskrivning, start- och sluttid, tidszon, plats, status, organisatör, deltagare (namn, e-postadress, svar) och möteslänk;
de åtkomst- och uppdateringstokens som Google utfärdar när ägaren godkänner åtkomsten.

Hitrate har inte åtkomst till Google-kontots profil, Gmail, Drive, Kontakter eller någon annan Google-tjänst.

Hur vi använder dem. Endast för att tillhandahålla de kalenderfunktioner som ägaren har godkänt:

visa ägarens schema för kollegor i samma Hitrate-konto när de bokar möten med ägaren (händelser som inte har bokats via Hitrate visas endast som ”Upptagen”, om inte kontots administratör har valt att visa alla händelser);
skapa, uppdatera, avboka och radera de möten som bokats via Hitrate, inklusive att lägga till en Google Meet-länk och skicka inbjudningar till de deltagare som bokaren har angett;
acceptera eller tacka nej till mötesinbjudningar när ägaren gör det via Hitrate;
regelbundet kontrollera att anslutningen fortfarande fungerar.

Hur vi lagrar dem. Kalenderhändelser läses från Google när det behövs och lagras inte av Hitrate. Hitrate lagrar endast den anslutningspost och de tokens som beskrivs i avsnitt 2 samt, för möten som bokats via Hitrate, händelsens identifierare, titel, start- och sluttid och status.

Vilka vi delar dem med. Användardata från Google visas endast för användare av det Hitrate-konto som kalendern är ansluten till och behandlas på Hitrates egna servrar i Stockholm, Sverige. Uppgifterna säljs inte och delas inte med någon annan tredje part. Se avsnitt 6.

Hur vi skyddar dem. Se avsnitt 8.

Lagring och radering. Tokens sparas tills anslutningen tas bort. Bokningsuppgifter följer kundens inställningar för lagringstid. En kalenderägare kan när som helst få sina Google-uppgifter raderade enligt beskrivningen i avsnitt 9.

4. Google API Services User Data Policy (Limited Use)

Hitrates användning av information som tas emot från Google API:er, och överföring av sådan information till någon annan app, kommer att följa Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på begränsad användning (Limited Use).

Enkelt uttryckt gäller följande för uppgifter som vi tar emot från din Google Kalender:

Vi använder dem endast för att tillhandahålla och förbättra de kalenderfunktioner som beskrivs i denna policy: att visa ditt schema för kollegor som bokar möten med dig samt att skapa, uppdatera och radera de möten som bokats via Hitrate.
Vi säljer dem inte, och vi använder dem inte för reklam, inklusive personanpassad reklam eller retargeting.
Vi använder dem inte för att utveckla, förbättra eller träna generella AI- eller maskininlärningsmodeller.
Vi låter inte personer på Hitrate läsa dem, utom med ditt samtycke, när det behövs av säkerhetsskäl (till exempel för att utreda missbruk), när det behövs för att följa lag eller när det behövs för att ge support som du har bett om.
Vi överför dem inte till andra, utom när det behövs för att tillhandahålla funktionen, för att följa lag eller i samband med en fusion eller försäljning av verksamheten, varvid du informeras.

5. Varför vi använder uppgifterna

Kalenderfunktioner (fullgörande av den tjänst som vår kund har beställt): visa tillgänglighet, boka, ändra, avboka och slutföra möten, skicka inbjudan via Google eller Microsoft, lägga till länkar till Google Meet eller Microsoft Teams och regelbundet kontrollera att anslutningen fortfarande fungerar.
Säkerhet och felsökning (berättigat intresse av att hålla tjänsten säker och fungerande).

Vi fattar inga automatiserade beslut om dig, och vi använder inte kalenderuppgifter för profilering.

6. Vilka vi delar uppgifter med

Google och Microsoft, som leverantör av din kalender. Mötesuppgifter som Hitrate skriver till din kalender behandlas av dem enligt deras egna villkor. Inbjudningar som skickas från din kalender går till de deltagare som säljaren har angett.
Vår kund (din arbetsgivare eller det företag som har anlitat dig), som kontrollerar Hitrate-kontot och bestämmer vem som är kalenderägare och vem som kan boka mot kalendern.
Inga hostingleverantörer. Vi driver Hitrate på egna servrar i flera datacenter i Stockholm, Sverige. Ingen extern hosting- eller molnleverantör har åtkomst till uppgifterna.
Myndigheter, om vi är skyldiga enligt lag.

Vi säljer inte personuppgifter.

7. Hur länge vi sparar uppgifterna

Kalenderhändelser: lagras inte av oss. De läses från Google eller Microsoft när det behövs.
Anslutningspost och tokens: sparas tills anslutningen tas bort. Vi tar bort den lagrade åtkomsten om anslutningen raderas av kundens administratör eller av oss på begäran, och även om åtkomsten upprepade gånger misslyckas (till exempel för att du har återkallat den).
Bokningsuppgifter i kundens konto: sparas enligt kundens egna inställningar för lagringstid och kundens avtal med oss.
Driftloggar: detaljerade loggar sparas i 2 veckor och sammanfattande loggar i 2 månader och raderas därefter. Loggarna används för säkerhet och felsökning.
Oanvända anslutningar: en kalenderanslutning som inte har använts på 30 dagar raderas, om inte kunden har bett oss att behålla den längre.

8. Säkerhet

Vi skyddar kalenderuppgifter och åtkomsttokens med följande åtgärder:

Tokens stannar på våra servrar. Åtkomst- och uppdateringstokens från Google och Microsoft finns endast i vår kalendertjänsts databas. De skickas aldrig till webbläsare, till Hitrate-användare eller till andra kunder.
Åtskillnad mellan kunder. Varje anrop till kalendertjänsten måste autentiseras med Hitrate-kontots egna inloggningsuppgifter, och varje ansluten kalender tillhör exakt ett Hitrate-konto. En kunds användare kan inte nå en annan kunds kalendrar.
Minsta möjliga mängd uppgifter. Kalenderhändelser skrivs inte till vår databas; de hämtas från Google eller Microsoft när det behövs och skickas direkt till den Hitrate-användare som begärde dem.
Kryptering vid överföring. All trafik mellan Hitrate, Google och Microsoft använder HTTPS (TLS).
Begränsad åtkomst. Endast behörig personal på Hitrate som driftar tjänsten har åtkomst till dess servrar och databas.
Automatisk rensning. Åtkomsten kontrolleras regelbundet. Om Google eller Microsoft upprepade gånger nekar åtkomst, till exempel för att ägaren har återkallat den, tas den lagrade tokenen bort.
Kryptering i vila. De databaser som innehåller anslutningsposter och tokens är krypterade i vila.
Egen infrastruktur. Hitrate körs på egna servrar i flera datacenter i Stockholm, Sverige, inte på delade plattformar hos tredje part.

9. Dina val: koppla från och radera

Du kan när som helst stoppa Hitrates åtkomst:

Hos Google: gå till myaccount.google.com/permissions, välj Hitrate och välj ”Ta bort åtkomst”.
Hos Microsoft: gå till account.microsoft.com, Sekretess, Appar och tjänster (eller myapps.microsoft.com för arbets- och skolkonton) och ta bort Hitrate.
Hos Hitrate: be din Hitrate-administratör att radera dig som kalenderanvändare, eller mejla [email protected]. Vi raderar anslutningsposten och dina tokens inom 30 dagar från begäran och bekräftar via e-post.

När du tar bort åtkomsten hos Google eller Microsoft kan Hitrate inte längre läsa eller ändra din kalender. Möten som redan har skapats finns kvar i din kalender tills du raderar dem.

10. Dina rättigheter

Om du befinner dig i EU/EES har du rätt att få tillgång till, rätta och radera uppgifter, att begära begränsning av eller invända mot vår behandling samt rätt till dataportabilitet, i den utsträckning dataskyddsförordningen (GDPR) ger dig dessa rättigheter. För uppgifter som vi behandlar för en kunds räkning ber vi dig att i första hand kontakta den kunden; vi hjälper kunden att besvara begäran. Skicka förfrågningar till [email protected]. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, imy.se).

11. Överföringar utanför EU/EES

Hitrate lagrar och behandlar uppgifter i Sverige. Vi överför inte personuppgifter utanför EU/EES. Google och Microsoft kan, som leverantörer av din kalender, behandla kalenderuppgifter i andra länder enligt sina egna villkor och skyddsåtgärder.

12. Cookies

Hitrate-applikationen använder cookies endast för att hålla dig inloggad och för att kontrollera att din session fortfarande är giltig. Dessa cookies är nödvändiga för att tjänsten ska fungera. Hitrate sätter inga reklam- eller spårningscookies, och kalenderintegrationen placerar inga cookies från Google eller Microsoft.

13. Barn

Hitrate är en företagstjänst och riktar sig inte till barn.

14. Ändringar i denna policy

Vi publicerar uppdateringar på den här sidan och ändrar datumet för när policyn gäller från. Om en ändring är väsentlig informerar vi kalenderägare i förväg.

15. Kontakt

Hitrate Technologies Sweden AB
Drottninggatan 18B, 702 10 Örebro, Sverige
[email protected] · +46 20 11 33 40