Persónuverndarstefna

1. Hver við erum

Hitrate Technologies Sweden AB („Hitrate“, „við“, „okkur“) býður upp á sölukerfi fyrir söluteymi í úthringingum: predictive dialer með rödd, CRM, undirskrift og fundabókun.

Heimilisfang: Drottninggatan 18B, 702 10 Örebro, Svíþjóð
Netfang: [email protected]

Þessi stefna nær til einstaklinga sem eru með Google- eða Microsoft-dagatal tengt við Hitrate („dagatalseigendur“) og til notenda Hitrate-forritsins. Þegar viðskiptavinir okkar nota Hitrate til að vinna með eigin tengiliði meðhöndlum við þau gögn fyrir hönd viðskiptavinarins samkvæmt vinnslusamningi. Viðskiptavinurinn ber þá ábyrgð á þeim gögnum og beina skal fyrirspurnum um þau til viðskiptavinarins.

2. Hvaða gögnum við söfnum

Þegar dagatalseigandi tengir Google- eða Microsoft-dagatal:

Hitrate vistar tengingarfærslu: þjónustuveitanda, nafn og netfang dagatalseigandans eins og stjórnandi viðskiptavinarins skráði þau, tímabelti eigandans, valið dagatal og aðgangsauðkennin (aðgangs- og endurnýjunarlykla) sem Google eða Microsoft gefur út.
Hitrate les dagatalsupplýsingar frá Google eða Microsoft þegar þeirra er þörf til að veita þá virkni sem lýst er í 5. kafla: lista yfir dagatöl, og viðburði með heiti, lýsingu, upphafs- og lokatíma, tímabelti, staðsetningu, stöðu, skipuleggjanda, þátttakendum og svörum þeirra, og fundartengli. Þetta er sýnt samstarfsfólki eigandans í Hitrate þegar það bókar fundi og er ekki afritað inn í kerfi okkar.
Þegar fundur er bókaður í Hitrate vistum við upplýsingar um bókunina á Hitrate-reikningi viðskiptavinarins: auðkenni viðburðarins, heiti, upphafs- og lokatíma og stöðu.

Við biðjum hvorki um né fáum lykilorð þitt hjá Google eða Microsoft, og við lesum ekki tölvupóst þinn, skrár eða tengiliði.

3. Notendagögn frá Google

Þessi kafli lýsir nákvæmlega hvernig Hitrate meðhöndlar gögn sem það fær frá Google þegar dagatalseigandi tengir Google-reikning.

Gögn sem aðgangur er veittur að. Hitrate biður um eina Google-heimild: Google Calendar (https://www.googleapis.com/auth/calendar). Með henni hefur Hitrate aðgang að:

lista yfir dagatöl á reikningnum (heiti, auðkenni, tímabelti, aðgangsstig) og auðkenni aðaldagatalsins, sem er yfirleitt netfang reikningsins;
dagatalsviðburðum: heiti, lýsingu, upphafs- og lokatíma, tímabelti, staðsetningu, stöðu, skipuleggjanda, þátttakendum (nafni, netfangi, svari) og fundartengli;
aðgangs- og endurnýjunarlyklunum sem Google gefur út þegar eigandinn samþykkir aðgang.

Hitrate hefur ekki aðgang að prófíl Google-reikningsins, Gmail, Drive, Contacts eða neinni annarri þjónustu Google.

Hvernig við notum þau. Eingöngu til að veita þá dagatalsvirkni sem eigandinn samþykkti:

að sýna dagskrá eigandans samstarfsfólki á sama Hitrate-reikningi þegar það bókar fundi með eigandanum (viðburðir sem ekki voru bókaðir í gegnum Hitrate eru aðeins sýndir sem „Upptekin(n)“ nema stjórnandi reikningsins hafi valið að sýna alla viðburði);
að stofna, uppfæra, afboða og eyða fundum sem bókaðir eru í gegnum Hitrate, þar á meðal að bæta við Google Meet-tengli og senda boð til þeirra þátttakenda sem sá sem bókaði skráði;
að samþykkja eða hafna fundarboðum þegar eigandinn gerir það í gegnum Hitrate;
að athuga reglulega hvort tengingin virki enn.

Hvernig við geymum þau. Dagatalsviðburðir eru lesnir frá Google þegar þörf krefur og eru ekki vistaðir af Hitrate. Hitrate vistar aðeins tengingarfærsluna og lyklana sem lýst er í 2. kafla og, fyrir fundi sem bókaðir eru í gegnum Hitrate, auðkenni viðburðarins, heiti, upphafs- og lokatíma og stöðu.

Með hverjum við deilum þeim. Notendagögn frá Google eru aðeins sýnd notendum þess Hitrate-reiknings sem dagatalið er tengt við og eru unnin á eigin netþjónum Hitrate í Stokkhólmi í Svíþjóð. Þau eru hvorki seld né þeim deilt með neinum öðrum þriðja aðila. Sjá 6. kafla.

Hvernig við verndum þau. Sjá 8. kafla.

Varðveisla og eyðing. Lyklar eru geymdir þar til tengingin er fjarlægð. Bókunarupplýsingar fylgja varðveislustillingum viðskiptavinarins. Dagatalseigandi getur hvenær sem er látið eyða Google-gögnum sínum eins og lýst er í 9. kafla.

4. Google API Services User Data Policy (takmörkuð notkun)

Notkun Hitrate á upplýsingum sem berast frá Google API-forritaskilum, og flutningur þeirra til annarra forrita, mun fylgja Google API Services User Data Policy, þar á meðal kröfum um takmarkaða notkun (Limited Use).

Í einföldu máli gildir eftirfarandi um gögn sem við fáum úr Google-dagatalinu þínu:

Við notum þau eingöngu til að veita og bæta þá dagatalsvirkni sem lýst er í þessari stefnu: að sýna dagskrá þína samstarfsfólki sem bókar fundi með þér, og að stofna, uppfæra og eyða fundum sem bókaðir eru í gegnum Hitrate.
Við seljum þau ekki og notum þau ekki til auglýsinga, þar á meðal sérsniðinna auglýsinga eða endurmarkaðssetningar.
Við notum þau ekki til að þróa, bæta eða þjálfa almenn gervigreindar- eða vélnámslíkön.
Við leyfum ekki starfsfólki Hitrate að lesa þau, nema með samþykki þínu, þar sem það er nauðsynlegt vegna öryggis (til dæmis við rannsókn á misnotkun), þar sem það er nauðsynlegt til að fara að lögum, eða þar sem það er nauðsynlegt til að veita aðstoð sem þú hefur óskað eftir.
Við flytjum þau ekki til annarra, nema að því marki sem nauðsynlegt er til að veita virknina, til að fara að lögum, eða sem hluta af samruna eða sölu fyrirtækisins með tilkynningu til þín.

5. Hvers vegna við notum gögnin

Dagatalsvirkni (efndir á þeirri þjónustu sem viðskiptavinur okkar hefur pantað): að sýna lausa tíma, bóka, breyta, afboða og ljúka fundum, senda boðið í gegnum Google eða Microsoft, bæta við Google Meet- eða Microsoft Teams-tenglum og athuga reglulega hvort tengingin virki enn.
Öryggi og villuleit (lögmætir hagsmunir af því að halda þjónustunni öruggri og starfhæfri).

Við tökum ekki sjálfvirkar ákvarðanir um þig og notum ekki dagatalsgögn til gerðar persónusniða.

6. Með hverjum við deilum gögnum

Google og Microsoft, sem veitendum dagatalsins þíns. Fundarupplýsingar sem Hitrate skrifar í dagatalið þitt eru unnar af þeim samkvæmt þeirra eigin skilmálum. Boð sem send eru úr dagatalinu þínu fara til þeirra þátttakenda sem sölumaðurinn skráði.
Viðskiptavini okkar (vinnuveitanda þínum eða fyrirtækinu sem fékk þig til starfa), sem stjórnar Hitrate-reikningnum og ákveður hver er dagatalseigandi og hver getur bókað fundi í dagatalið.
Engum hýsingaraðilum. Við rekum Hitrate á eigin netþjónum í nokkrum gagnaverum í Stokkhólmi í Svíþjóð. Enginn utanaðkomandi hýsingar- eða skýjaþjónustuaðili hefur aðgang að gögnunum.
Stjórnvöldum ef okkur er það skylt samkvæmt lögum.

Við seljum ekki persónuupplýsingar.

7. Hversu lengi við geymum gögnin

Dagatalsviðburðir: ekki vistaðir hjá okkur. Þeir eru lesnir frá Google eða Microsoft þegar þörf krefur.
Tengingarfærsla og lyklar: geymd þar til tengingin er fjarlægð. Við fjarlægjum vistaðan aðgang ef stjórnandi viðskiptavinarins eyðir tengingunni eða við gerum það samkvæmt beiðni, og einnig ef aðgangur bregst ítrekað (til dæmis vegna þess að þú afturkallaðir hann).
Bókunarupplýsingar á reikningi viðskiptavinarins: geymdar í samræmi við eigin varðveislustillingar viðskiptavinarins og samning hans við okkur.
Rekstrarannálar: ítarlegir annálar eru geymdir í 2 vikur og samantektarannálar í 2 mánuði og þeim síðan eytt. Annálar eru notaðir vegna öryggis og villuleitar.
Ónotaðar tengingar: dagatalstengingu sem ekki hefur verið notuð í 30 daga er eytt, nema viðskiptavinurinn hafi óskað eftir því að við geymum hana lengur.

8. Öryggi

Við verndum dagatalsgögn og aðgangslykla með eftirfarandi ráðstöfunum:

Lyklarnir haldast á netþjónum okkar. Aðgangs- og endurnýjunarlyklar frá Google og Microsoft eru aðeins geymdir í gagnagrunni dagatalsþjónustu okkar. Þeir eru aldrei sendir í vafra, til notenda Hitrate eða til annarra viðskiptavina.
Aðskilnaður milli viðskiptavina. Sérhver beiðni til dagatalsþjónustunnar verður að vera auðkennd með eigin aðgangsupplýsingum Hitrate-reikningsins, og hvert tengt dagatal tilheyrir nákvæmlega einum Hitrate-reikningi. Notendur eins viðskiptavinar komast ekki í dagatöl annars viðskiptavinar.
Lágmörkun gagna. Dagatalsviðburðir eru ekki skrifaðir í gagnagrunn okkar; þeir eru sóttir frá Google eða Microsoft þegar þörf krefur og sendir beint til þess Hitrate-notanda sem bað um þá.
Dulkóðun í flutningi. Öll samskipti milli Hitrate, Google og Microsoft fara um HTTPS (TLS).
Takmarkaður aðgangur. Aðeins viðurkennt starfsfólk Hitrate sem rekur þjónustuna hefur aðgang að netþjónum hennar og gagnagrunni.
Sjálfvirk hreinsun. Aðgangur er athugaður reglulega. Ef Google eða Microsoft hafnar aðgangi ítrekað, til dæmis vegna þess að eigandinn afturkallaði hann, er vistaði lykillinn fjarlægður.
Dulkóðun í geymslu. Gagnagrunnarnir sem geyma tengingarfærslur og lykla eru dulkóðaðir í geymslu.
Eigin innviðir. Hitrate keyrir á eigin netþjónum í nokkrum gagnaverum í Stokkhólmi í Svíþjóð, ekki á sameiginlegum kerfum þriðju aðila.

9. Valkostir þínir: aftenging og eyðing

Þú getur stöðvað aðgang Hitrate hvenær sem er:

Hjá Google: farðu á myaccount.google.com/permissions, veldu Hitrate og veldu „Fjarlægja aðgang“.
Hjá Microsoft: farðu á account.microsoft.com, Persónuvernd, Forrit og þjónusta (eða myapps.microsoft.com fyrir vinnu- og skólareikninga) og fjarlægðu Hitrate.
Hjá Hitrate: biddu Hitrate-stjórnandann þinn að eyða þér sem dagatalsnotanda, eða sendu tölvupóst á [email protected]. Við eyðum tengingarfærslunni og lyklunum innan 30 daga frá beiðninni og staðfestum það með tölvupósti.

Þegar aðgangur er fjarlægður hjá Google eða Microsoft getur Hitrate ekki lengur lesið eða breytt dagatalinu þínu. Fundir sem þegar hafa verið stofnaðir verða áfram í dagatalinu þínu þar til þú eyðir þeim.

10. Réttindi þín

Ef þú ert innan ESB/EES átt þú rétt á aðgangi, leiðréttingu, eyðingu, takmörkun vinnslu eða að andmæla vinnslu okkar, og rétt til að flytja eigin gögn, að því marki sem almenna persónuverndarreglugerðin (GDPR) veitir þér þessi réttindi. Varðandi gögn sem við meðhöndlum fyrir viðskiptavin skaltu fyrst hafa samband við þann viðskiptavin; við aðstoðum hann við að svara. Sendu beiðnir á [email protected]. Þú átt einnig rétt á að leggja fram kvörtun til sænsku persónuverndarstofnunarinnar (IMY, imy.se).

11. Flutningur út fyrir ESB/EES

Hitrate vistar og vinnur gögn í Svíþjóð. Við flytjum ekki persónuupplýsingar út fyrir ESB/EES. Google og Microsoft, sem veitendur dagatalsins þíns, kunna að vinna dagatalsgögn í öðrum löndum samkvæmt eigin skilmálum og verndarráðstöfunum.

12. Vafrakökur

Hitrate-forritið notar vafrakökur eingöngu til að viðhalda innskráningu þinni og til að athuga hvort lota þín sé enn gild. Þessar vafrakökur eru nauðsynlegar til að þjónustan virki. Hitrate setur hvorki auglýsinga- né rakningarkökur, og dagatalssamþættingin setur engar vafrakökur frá Google eða Microsoft.

13. Börn

Hitrate er þjónusta fyrir fyrirtæki og er ekki ætluð börnum.

14. Breytingar á þessari stefnu

Við birtum uppfærslur á þessari síðu og breytum gildistökudeginum. Ef breyting er veruleg látum við dagatalseigendur vita fyrir fram.

15. Hafðu samband

Hitrate Technologies Sweden AB
Drottninggatan 18B, 702 10 Örebro, Svíþjóð
[email protected] · +46 20 11 33 40