Tietosuojaseloste

1. Keitä olemme

Hitrate Technologies Sweden AB (”Hitrate”, ”me”) tarjoaa myyntialustan lähtevän myynnin tiimeille: predictive dialerin, johon sisältyvät ääni, CRM, sähköinen allekirjoitus ja tapaamisten varaaminen.

Osoite: Drottninggatan 18B, 702 10 Örebro, Ruotsi
Sähköposti: [email protected]

Tämä seloste koskee henkilöitä, joiden Google- tai Microsoft-kalenteri on yhdistetty Hitrateen (”kalenterin omistajat”), sekä Hitrate-sovelluksen käyttäjiä. Kun asiakkaamme käyttävät Hitratea työskennellessään omien kontaktiensa kanssa, käsittelemme näitä tietoja asiakkaan puolesta henkilötietojen käsittelysopimuksen nojalla. Asiakas vastaa tällöin näistä tiedoista, ja niitä koskevat pyynnöt tulee osoittaa asiakkaalle.

2. Mitä tietoja keräämme

Kun kalenterin omistaja yhdistää Google- tai Microsoft-kalenterin:

• Hitrate tallentaa liitostietueen: palveluntarjoajan, kalenterin omistajan nimen ja sähköpostiosoitteen sellaisina kuin asiakkaan pääkäyttäjä on ne syöttänyt, omistajan aikavyöhykkeen, valitun kalenterin sekä Googlen tai Microsoftin myöntämät käyttöoikeustiedot (pääsy- ja päivitystunnukset).
• Hitrate lukee kalenteritietoja Googlesta tai Microsoftista silloin, kun niitä tarvitaan kohdassa 5 kuvattujen toimintojen tarjoamiseen: kalenteriluettelon sekä tapahtumat ja niiden otsikon, kuvauksen, alkamis- ja päättymisajan, aikavyöhykkeen, sijainnin, tilan, järjestäjän, osallistujat ja heidän vastauksensa sekä kokouslinkin. Nämä tiedot näytetään omistajan kollegoille Hitratessa heidän varatessaan tapaamisia, eikä niitä kopioida järjestelmiimme.
• Kun tapaaminen varataan Hitratessa, tallennamme varauksen tiedot asiakkaan Hitrate-tilille: tapahtuman tunnisteen, otsikon, alkamis- ja päättymisajan sekä tilan.

Emme pyydä emmekä vastaanota Google- tai Microsoft-salasanaasi, emmekä lue sähköpostejasi, tiedostojasi tai yhteystietojasi.

3. Googlen käyttäjätiedot

Tässä kohdassa kuvataan tarkasti, miten Hitrate käsittelee Googlelta saamiaan tietoja, kun kalenterin omistaja yhdistää Google-tilin.

Käytettävät tiedot. Hitrate pyytää yhtä Google-käyttöoikeutta: Google Calendar (https://www.googleapis.com/auth/calendar). Sen avulla Hitrate käyttää seuraavia tietoja:

• tilin kalenteriluettelo (nimi, tunniste, aikavyöhyke, käyttöoikeustaso) sekä ensisijaisen kalenterin tunniste, joka on yleensä tilin sähköpostiosoite;
• kalenteritapahtumat: otsikko, kuvaus, alkamis- ja päättymisaika, aikavyöhyke, sijainti, tila, järjestäjä, osallistujat (nimi, sähköpostiosoite, vastaus) ja kokouslinkki;
• pääsy- ja päivitystunnukset, jotka Google myöntää, kun omistaja hyväksyy käyttöoikeuden.

Hitrate ei käytä Google-tilin profiilia, Gmailia, Drivea, Contacts-yhteystietoja eikä mitään muuta Google-palvelua.

Miten käytämme tietoja. Ainoastaan omistajan hyväksymien kalenteritoimintojen tarjoamiseen:

• omistajan aikataulun näyttäminen saman Hitrate-tilin kollegoille, kun he varaavat tapaamisia omistajan kanssa (tapahtumat, joita ei ole varattu Hitraten kautta, näytetään ainoastaan merkinnällä ”Varattu”, ellei tilin pääkäyttäjä ole valinnut kaikkien tapahtumien näyttämistä);
• Hitraten kautta varattujen tapaamisten luominen, päivittäminen, peruminen ja poistaminen, mukaan lukien Google Meet -linkin lisääminen ja kutsujen lähettäminen varaajan syöttämille osallistujille;
• kokouskutsujen hyväksyminen tai hylkääminen, kun omistaja tekee tämän Hitraten kautta;
• säännöllinen tarkistus siitä, että yhteys toimii edelleen.

Miten säilytämme tietoja. Kalenteritapahtumat luetaan Googlesta tarvittaessa, eikä Hitrate tallenna niitä. Hitrate tallentaa ainoastaan kohdassa 2 kuvatun liitostietueen ja tunnukset sekä Hitraten kautta varattujen tapaamisten osalta tapahtuman tunnisteen, otsikon, alkamis- ja päättymisajan sekä tilan.

Kenen kanssa jaamme tietoja. Googlen käyttäjätiedot näytetään ainoastaan sen Hitrate-tilin käyttäjille, johon kalenteri on yhdistetty, ja niitä käsitellään Hitraten omilla palvelimilla Tukholmassa, Ruotsissa. Niitä ei myydä eikä jaeta millekään muulle kolmannelle osapuolelle. Katso kohta 6.

Miten suojaamme tietoja. Katso kohta 8.

Säilytys ja poistaminen. Tunnukset säilytetään, kunnes yhteys poistetaan. Varaustietojen säilytys noudattaa asiakkaan säilytysasetuksia. Kalenterin omistaja voi milloin tahansa poistattaa Google-tietonsa kohdassa 9 kuvatulla tavalla.

4. Google API Services User Data Policy (rajoitettu käyttö)

Hitraten tapa käyttää Googlen API-rajapinnoista saatuja tietoja ja siirtää niitä mihin tahansa muuhun sovellukseen noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien sen rajoitetun käytön (Limited Use) vaatimukset.

Selkokielellä Google-kalenteristasi saamiemme tietojen osalta:

• Käytämme niitä ainoastaan tässä selosteessa kuvattujen kalenteritoimintojen tarjoamiseen ja parantamiseen: aikataulusi näyttämiseen kollegoille, jotka varaavat tapaamisia kanssasi, sekä Hitraten kautta varattujen tapaamisten luomiseen, päivittämiseen ja poistamiseen.
• Emme myy niitä, emmekä käytä niitä mainontaan, mukaan lukien personoitu tai uudelleenkohdennettu mainonta.
• Emme käytä niitä yleiskäyttöisten tekoäly- tai koneoppimismallien kehittämiseen, parantamiseen tai kouluttamiseen.
• Emme anna Hitraten henkilöstön lukea niitä, paitsi suostumuksellasi, kun se on tarpeen tietoturvan vuoksi (esimerkiksi väärinkäytösten tutkimiseksi), kun se on tarpeen lain noudattamiseksi tai kun se on tarpeen pyytämäsi tuen antamiseksi.
• Emme siirrä niitä muille, paitsi kun se on tarpeen toiminnon tarjoamiseksi, lain noudattamiseksi tai osana sulautumista tai liiketoiminnan myyntiä, josta ilmoitetaan sinulle.

5. Miksi käytämme tietoja

• Kalenteritoiminnot (asiakkaamme tilaaman palvelun toteuttaminen): saatavuuden näyttäminen, tapaamisten varaaminen, muuttaminen, peruminen ja merkitseminen valmiiksi, kutsun lähettäminen Googlen tai Microsoftin kautta, Google Meet- tai Microsoft Teams -linkkien lisääminen sekä säännöllinen tarkistus siitä, että yhteys toimii edelleen.
• Tietoturva ja vianetsintä (oikeutettu etumme pitää palvelu turvallisena ja toimivana).

Emme tee sinua koskevia automaattisia päätöksiä, emmekä käytä kalenteritietoja profilointiin.

6. Kenen kanssa jaamme tietoja

• Google ja Microsoft kalenterisi tarjoajina. Tapaamistiedot, jotka Hitrate kirjoittaa kalenteriisi, käsitellään niiden omien ehtojen mukaisesti. Kalenteristasi lähetetyt kutsut menevät myyjän syöttämille osallistujille.
• Asiakkaamme (työnantajasi tai yritys, jonka toimeksiannosta toimit), joka hallinnoi Hitrate-tiliä ja päättää, kuka on kalenterin omistaja ja kuka voi tehdä varauksia kyseiseen kalenteriin.
• Ei hosting-palveluntarjoajia. Ylläpidämme Hitratea omilla palvelimillamme useissa datakeskuksissa Tukholmassa, Ruotsissa. Millään ulkopuolisella hosting- tai pilvipalveluntarjoajalla ei ole pääsyä tietoihin.
• Viranomaiset, jos laki meitä siihen velvoittaa.

Emme myy henkilötietoja.

7. Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Kalenteritapahtumat: emme tallenna niitä. Ne luetaan Googlesta tai Microsoftista tarvittaessa.
• Liitostietue ja tunnukset: säilytetään, kunnes yhteys poistetaan. Poistamme tallennetun käyttöoikeuden, jos asiakkaan pääkäyttäjä poistaa yhteyden tai me poistamme sen pyynnöstä, sekä myös silloin, jos käyttöoikeus epäonnistuu toistuvasti (esimerkiksi koska olet peruuttanut sen).
• Varaustiedot asiakkaan tilillä: säilytetään asiakkaan omien säilytysasetusten ja meidän kanssamme tehdyn sopimuksen mukaisesti.
• Järjestelmälokit: yksityiskohtaisia lokeja säilytetään 2 viikkoa ja yhteenvetolokeja 2 kuukautta, minkä jälkeen ne poistetaan. Lokeja käytetään tietoturvaan ja vianetsintään.
• Käyttämättömät yhteydet: kalenteriyhteys, jota ei ole käytetty 30 päivään, poistetaan, ellei asiakas ole pyytänyt meitä säilyttämään sitä pidempään.

8. Tietoturva

Suojaamme kalenteritietoja ja käyttöoikeustunnuksia seuraavilla toimenpiteillä:

• Tunnukset pysyvät palvelimillamme. Googlen ja Microsoftin pääsy- ja päivitystunnukset säilytetään ainoastaan kalenteripalvelumme tietokannassa. Niitä ei koskaan lähetetä verkkoselaimiin, Hitraten käyttäjille tai muille asiakkaille.
• Asiakkaiden erottelu. Jokainen kalenteripalveluun tehtävä pyyntö on todennettava Hitrate-tilin omilla tunnistetiedoilla, ja jokainen yhdistetty kalenteri kuuluu täsmälleen yhdelle Hitrate-tilille. Yhden asiakkaan käyttäjät eivät pääse toisen asiakkaan kalentereihin.
• Tietojen minimointi. Kalenteritapahtumia ei kirjoiteta tietokantaamme; ne haetaan Googlesta tai Microsoftista tarvittaessa ja välitetään suoraan niitä pyytäneelle Hitrate-käyttäjälle.
• Salaus tiedonsiirrossa. Kaikki Hitraten, Googlen ja Microsoftin välinen liikenne käyttää HTTPS-yhteyttä (TLS).
• Rajoitettu pääsy. Ainoastaan palvelua ylläpitävillä valtuutetuilla Hitraten työntekijöillä on pääsy sen palvelimiin ja tietokantaan.
• Automaattinen siivous. Käyttöoikeus tarkistetaan säännöllisesti. Jos Google tai Microsoft hylkää käyttöoikeuden toistuvasti, esimerkiksi koska omistaja on peruuttanut sen, tallennettu tunnus poistetaan.
• Tallennettujen tietojen salaus. Tietokannat, joissa liitostietueet ja tunnukset säilytetään, on salattu.
• Oma infrastruktuuri. Hitrate toimii omilla palvelimillaan useissa datakeskuksissa Tukholmassa, Ruotsissa, eikä jaetuilla kolmansien osapuolten alustoilla.

9. Valintasi: yhteyden katkaiseminen ja tietojen poistaminen

Voit lopettaa Hitraten käyttöoikeuden milloin tahansa:

1. Googlessa: siirry osoitteeseen myaccount.google.com/permissions, valitse Hitrate ja valitse ”Poista käyttöoikeus”.
2. Microsoftissa: siirry osoitteeseen account.microsoft.com, kohtaan Tietosuoja, Sovellukset ja palvelut (tai työ- ja koulutileillä osoitteeseen myapps.microsoft.com) ja poista Hitrate.
3. Hitratessa: pyydä Hitrate-pääkäyttäjääsi poistamaan sinut kalenterikäyttäjänä tai lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected]. Poistamme liitostietueen ja tunnukset 30 päivän kuluessa pyynnöstä ja vahvistamme poiston sähköpostitse.

Käyttöoikeuden poistaminen Googlessa tai Microsoftissa estää Hitratea lukemasta tai muuttamasta kalenteriasi. Jo luodut tapaamiset pysyvät kalenterissasi, kunnes poistat ne.

10. Oikeutesi

Jos olet EU:ssa/ETA:ssa, sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista ja poistaa ne, rajoittaa niiden käsittelyä ja vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siinä laajuudessa kuin GDPR sinulle nämä oikeudet antaa. Asiakkaan puolesta käsittelemiemme tietojen osalta ota ensin yhteyttä kyseiseen asiakkaaseen; autamme asiakasta vastaamaan pyyntöön. Lähetä pyynnöt osoitteeseen [email protected]. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Ruotsin tietosuojaviranomaiselle (IMY, imy.se).

11. Tietojen siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Hitrate säilyttää ja käsittelee tietoja Ruotsissa. Emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Google ja Microsoft voivat kalenterisi tarjoajina käsitellä kalenteritietoja muissa maissa omien ehtojensa ja suojatoimiensa mukaisesti.

12. Evästeet

Hitrate-sovellus käyttää evästeitä ainoastaan pitääkseen sinut kirjautuneena ja tarkistaakseen, että istuntosi on edelleen voimassa. Nämä evästeet ovat välttämättömiä palvelun toiminnalle. Hitrate ei aseta mainos- tai seurantaevästeitä, eikä kalenteri-integraatio aseta Googlen tai Microsoftin evästeitä.

13. Lapset

Hitrate on yrityspalvelu, eikä sitä ole suunnattu lapsille.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Julkaisemme päivitykset tällä sivulla ja muutamme voimaantulopäivää. Jos muutos on merkittävä, ilmoitamme siitä kalenterin omistajille etukäteen.

15. Yhteystiedot

Hitrate Technologies Sweden AB
Drottninggatan 18B, 702 10 Örebro, Ruotsi
[email protected] · +46 20 11 33 40